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【就活中の学生必見!】読みやすいメール文を作成する3つのポイント!

UPDATE :

投稿者 : OTA HARUKA

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メール送信

岡山のWEB戦略・WEBマーケティング・ホームページ制作をしている会社、

有限会社ニッティ・グリッティの太田です!


皆さん、メールはどのくらいの頻度で使用しますか?


最近では、日常生活だとメールよりLINEのトークや、InstagramなどのDMでのやり取りの方が多いのではないでしょうか?

私も家族や友達とのやり取りはほとんどLINEです!


ですが、いざ就職活動が始まる・社会に出る…となると、企業とのやりとりはほとんどメールになります。


緊張しますよね…。

敬語に慣れていなかったり、メールの内容はどのくらいが適切なのか…など、

気にする事が多くてメール一つ作成するのにすごく疲れると思います。


にも関わらず、メール一つが選考に関わったり、信頼に関わってしまいそうで気が気でない方もいらっしゃるかと思います。


今回は、就活中の学生さん必見!


この記事を読むだけで読みやすいメールが作成できる、そんな3つのポイントをご紹介します!



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余白を大事に!


「株式会社〇〇 〇〇様。お世話になっております。○○大学の〇〇と申します。面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。必要書類を備え、お伺いします。 ご提示いただいた候補日より、下記日程を希望させていただきます。第一希望○月○日(○)○時~ 第二希望○月○日(○)○時~ 第三希望○月○日(○)○時~お忙しい中恐れ入りますが、ご調整、何卒よろしくお願いいたします。」


かなりわざとらしい例ですが、読みにくさは抜群ですよね。


「株式会社〇〇 〇〇様。


お世話になっております。

○○大学の〇〇と申します。


面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。


ご提示いただいた候補日より、下記日程を希望させていただきます。


第一希望 ○月○日(○)○時~ 

第二希望 ○月○日(○)○時~ 

第三希望 ○月○日(○)○時~


お忙しい中恐れ入りますが、ご調整、何卒よろしくお願いいたします。」


先ほどの例よりも、すんなり情報が入ってきませんか?


文章と文章の間はもちろん、文字と文字との間の空白など、余白があると落ち着いて読む事ができます!!


「余白の美」「行間を読む」という言葉があったりするくらい、日本人は「間」というものを大事にしています!

余白の存在は大切に…!


繰り返し文は箇条書きに!


先ほどの例文にもあった通り、


第一希望は○月○日(○)○時~で、第二希望 ○月○日(○)○時~で、第三希望は○月○日(○)○時~でお願いします。


よりも、


第一希望 ○月○日(○)○時~ 

第二希望 ○月○日(○)○時~ 

第三希望 ○月○日(○)○時~  


の方が見やすいですよね。


そのほかにも


では、○月○日の○曜日の○時~。 〇〇会議所の○階で、持ち物は〇〇を〜〜


より、


日時:○月○日 (○)○時~

場所:〇〇会議所 ○階

持ち物:〇〇、〇〇


のような感じで、箇条書きにしている方が読みやすくなります…!


箇条書きの先頭に「▼」や「◎」を使うことも学校や日常生活ではあるかもしれません。

会社によっては使っているところもあるかもしれません。


ですが、基本的に「・」や「:」で対応できると思いますので、できる限りシンプルなものを使用しましょう!!


メール著名のデザインは…?


こちらも基本的にはシンプルなものの方が良いと思います。


▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△

太田 遥 (おおた はるか)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年

携帯電話:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール:haruka@〇〇〇〇.com

▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△▼△


よりも、


―――――――――――――――

太田 遥 (おおた はるか)

〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年

携帯電話:090-〇〇〇〇-〇〇〇〇

メール:haruka@〇〇〇〇.com

―――――――――――――――


の方が、シンプルに纏まっているかと思います。


前者のデザインが悪い、というわけではなくTPOが大事だと思います。


メールは相手の顔が見えませんが、送られたメールを見るのは同じ人間です!

「この人面白そうじゃん!」と思う人がいる反面、「なんだこれはふざけてるのか!」と思う人もいます。


挑戦するのも大事ではありますが、時には慎重に行くことも大事だと思いますので、

ここは、誠実にみてもらえるようなデザインの方がいいと思います!


こちらにテンプレートが載っています!

▷https://job.rikunabi.com/contents/manners/6461/

ぜひ参考にしてみてください!✨


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敬語って難しいですよね…。

私は社会人になった今でも、メール文を作成するときは調べ調べで作成しています。


ですが文章を読む前に、文章を読みたくなるようにするのも大事です!

読みやすさを工夫するのも、一種のデザインです!


就活生の皆様のちょっとしたお助けになっているといいなあと思います…ぜひご参考に…!

大変だと思いますが、夢に向かって頑張ってください…!!💪🔥




明日のブログはは青木さんと長谷川さんです!お楽しみに!

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この記事を書いた人 Who wrote this blog

OTA HARUKA

一年前の私ってなにしてたかなあと思って、スケジュールを見返したら「ポートフォリオを作れ!!!!!」って書いてありました。

まだ作ってなかったみたいです💦


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