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電話対応のマナーやポイント
UPDATE :
投稿者 : ニッティ・グリッティ
岡山のWEB戦略・ホームページ制作をしている有限会社ニッティ・グリッティの長谷川です。
もうすぐ４月が終わろうとしていますね。
４月から入社された方々は、そろそろ会社に慣れましたか？
社会人になりビジネスにおいて欠かせない業務の一つである電話対応ですが、これに苦手意識を感じている方は少なくないようです。電話応対が基本的な業務内容であ
る会社も多いため、苦手意識をなくさなければ仕事に支障が出る可能性も…
そこで電話対応のマナーやポイントをまとめてみましたので、参考にしていただけると幸いです。
◎電話応対の基本マナー
・ 電話が鳴ったら3コール以内に出る
・ 会社名と自分の名前を名乗る
・ 相手の名前を復唱・確認してメモを取る
・ 電話を保留にして担当者に取り次ぐ
・ 担当者の不在と折り返し電話させることを伝える
・ 相手が電話を切ってから受話器を置く
・ 忘れないうちに伝言メモを書いて担当者のデスクに置く
まずは基本のマナーを身につけましょう。
基本を身に着けた上で苦手意識を無くすための上達のポイントは、
＜＜電話対応上達のポイント＞＞
積極的に電話応対をして、場数を踏むことが大切。また、先輩や上司など出来る人の電話応対を見て、
聞いて、真似ることが上達の近道になるようです。
そうは言っても、苦手意識を持っている方にはなかなか難しい…
今までの経験上、聞き取れないこともしばしば…
電話中に何らかの事情で内容が聞き取れない場合があります。内容の確認を先方に行うのは気が引けるものですが、そんなときのためのマジックワードがあります。
それが「電話が遠い」という表現です。
「お電話が遠いようです」というフレーズは「よく聞こえません」に等しいですが、電話でのみ使える表現として「もう一度おっしゃって下さい」の代わりとしてお願いすることができる表現です。
「おそれいります。少しお電話が遠いようですので、もう一度お願いいたします。」
あとは、メモとペンを用意しておけば大丈夫です。
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